tugas MSDM bab 5(ANALISA JABATAN) DAN BAB 7 (PERECANAAN SDM)

Ulasan / ringkasan bab 5 ( analisa jabatan)

Analisa jabatan

A. Pengertian analisa jabatan

Merupakan proses untuk menemukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk tersebut.

B. Metode analisa jabatan

1. Wawancara terdiri dari 3 jenis wawancara yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia.

2. Kuesioner yang merupakan cara yang cepat untuk dan efiesien untuk memperoleh informasi dalam jumlah besar dalam suatu pengumpulan data.

3. Observasi yang merupakan mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.

C. Diskripsi jabatan

Merupakan Pernyataan tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan,bagaimana cara mengerjakannya dan dalam kondisi apa pekerjaan tersebut dilakukan.

terdiri dari :

è Identifikasi jabatan

Yang berisi beberapa jenis informasi

è Ringkasan jabatan

Menjelaskan sifat umum pekerjaan itu dan hanya menyertakan fungsi atau aktivitas utamanya.

è Hubungan,tanggung jawab dan kewajiban

Melibatkan hubungan pemegang pekerjaan itu dengan yang lainnya didalam dan diluar organisasi

è Wewenang pemegang jabatan

Menentukan batasan wewenang dalam jabatan termasuk dalam pengambilan keputusan.

è Standar kinerja

menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karaywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab

è Kondisi kerja

Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

D. Spesifikasi jabatan

Merupakan daftar “persyaratan tenaga kerja untuk pekerjaan,keterampilan,kepribadian,dan seterusnya.

Spesifikasi terdiri dari :

v Spesifikasi untuk personel terlatih dan tidak terlatih

v Spesifikasi berdasarkan pada penilaian

v Spesifikasi berdasarkan pada analisis statistik

Ulasan atau ringkasan bab 7 (perencanaan SDM)

Perencanaan SDM

A. Pengertian perencanaan SDM

Merupakan proses menentukan posisi apa yang harus diisi dalam perusahaan dan bagaimana mengisinya.

B. Metode perencanaan kebutuhan SDM

metode perencanaan SDM yang biasanya digunakan dalam suatu perusahaan antara lain :

ü Metode analisis tren yang merupakan studi kebutuhan pekerjaan selama suatu periode tahun untuk memprediksikan kebutuhan masa depan.

ü Metode analisis rasio yang merupakan teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf masa depan dengan menggunakan rasio diantara misalnya volume penjualan da jumlah karyawan yang dibutuhkan.

ü Metode scatter plot yang meupakan metode grafs yang digunakan untuk membantu mengenali hubungan antara dua variabel.

C. Analisa perencanaan kebutuhan SDM

Salah satu cara yang digunakan untuk menganalisa perencanaan kebutuhan SDM yaitu menggunakan metode beban kerja.

Metode beban kerja sendiri merupakan tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term).

Artikel bab 5(analisa jabatan)

Pengertian analisa jabatan

Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.

Metode analisa jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

1. Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2. Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

3. Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

Diskripsi jabatan

Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.

Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.

Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.

Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Identifikasi jabatan.

Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

b. Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

d. Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

e. Standar kinerja.

Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

f. Kondisi kerja.

Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.

Artikel bab 7 (Perencanaan SDM)

Pengertian perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

Metode perencanaan kebutuhan SDM

Metode untuk Perencanaan SDM (Manpower Planning)

Filed in: Artikel HR Management Add comments

Perencanaan SDM atau manpower planning merupakan proses untuk menghitung dan merencanakan jumlah kebutuhan pegawai yang paling optimal bagi perusahaan. Kegiatan ini merupakan salah satu langkah awal untuk menciptakan jumlah karyawan yang paling pas dengan kebutuhan perusahaan. Artinya tidak terlalu berlebih sehingga tidak efisien atau kekurangan jumlah pegawai sehingga lambat mengantisipasi perkembangan bisnis. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang manpower planning dan HR management silakan KLIK DISINI

Ada tiga faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan perencanaan SDM. Faktor pertama adalah estimasi jumlah karyawan yang akan keluar (baik secara alami melalui proses pensiun) atau karena yang mengundurkan diri. Data karyawan yang akan pensiun bisa dilihat dari database karyawan, sementara tren karyawan yang resign bisa dilihat tren turn over pegawai dalam tiga tahun terakhir.

Faktor kedua adalah rencana bisnis perusahaan di masa mendatang; apakah hendak melakukan ekspansi pasar dan membuka cabang bisnis baru. Atau justru sebaliknya, akan menghadapi penurunan penjualan sehingga operasi bisnis akan makin diciutkan. Rencana bisnis ini sangat penting bagi proses perencanaan kebutuhan jumlah SDM. Faktor yang ketiga yang juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan SDM adalah sumber daya keuangan perusahaan. Apakah perusahaan memiliki anggaran yang cukup memadai untuk mempertahankan jumlah karyawan atau juga melakukan penambahan. Atau sebaliknya, kondisi keuangan perusahaan kian sulit sehingga justru harus dilakukan PHK.

Dalam memprediksi jumlah pegawai yang dibutuhkan, perusahaan bisa menggunakan dua metode.

Metode yang pertama sering disebut sebagai metode trend analysis. Metode ini digunakan untuk memprediksi kebutuhan rekrutmen baru berdasar trend jumlah karyawan di masa lalu. Misal : jumlah teknisi pada tiap akhir tahun selama lima tahun berturut-turut dihitung dan dicatat. Tujuannya untuk mengidentifikasi trend perkembangan jumlah teknisi yang dibutuhkan dimasa depan. Berdasar angka tren ini kemudian bisa diperkirakan jumlah pegawai yang perlu direkrut.

Metode yang kedua adalah ratio analysis. Metode ini digunakan untuk memprediksi jumlah rekrutmen baru berdasar rasio antara faktor tertentu (misal, jumlah pendapatan) dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan (misal : jumlah pegawai yang diperlukan).

Misal: Jumlah pendapatan tahun ini adalah Rp 100 milyar dan jumlah karyawan tahun ini adalah 100 orang; berarti rasionya adalah 1 karyawan = Rp 1 milyar. Jika estimasi pendapatan tahun depan = Rp 110 milyar, maka estimasi kebutuhan karyawan baru = 10 orang (agar rasio 1 : Rp 1 milyar bisa tetap dipertahankan).

(Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang manpower planning dan HR management, silakan KLIK DISINI ).

Analisa perencanaan kebutuhan SDM

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM, salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan kerja (standard rate of performance) dan waktu yang tersedia. [2]

Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan selama-lamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan personalia. [3,4]

Salah satu contoh analisa perencanaan kebutuhan SDM dalam laboratorium:

Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima, komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer medik maupun manajer non-medik.

Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun, 3) menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar kelonggaran dan 5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job description) bagi setiap tenaga kerja.[5]

Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga laboratorium berdasarkan beban kerja, yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Analis Kesehatan.

LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah :

  1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja.
  2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
  3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun.
  4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional.
  5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari
  6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F

Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.


Kode

Faktor

Waktu Kerja

Keterangan

A

Hari Kerja

365

Hari per tahun

B

Cuti Tahunan

12

Hari per tahun

C

Pendidikan dan Latihan

5

Hari per tahun

D

Hari Libur Nasional

15

Hari per tahun

E

Ketidakhadiran Kerja

84

Hari per tahun

F

Waktu Kerja

8

Jam per hari

Waktu Kerja

249

Hari per tahun

Jam Kerja

1992

Jam per tahun

Waktu Kerja

119520

Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut :

  • kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
  • standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,
  • rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
  • data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)

Beban kerja Analis Kesehatan meliputi :

  • kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll.
  • rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb.
  • standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :

Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok

LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga Analis Kesehatan mengenai :

  • kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;
  • frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut :
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun

Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :


Faktor Kelonggaran

Rata-rata Waktu

Standar Kelonggaran

Rapat

2 jam per bulan

0.012

Istirahat, sholat, makan

30 menit per hari

0.092

Jumlah

0.104


LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk memperoleh jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari:

  • data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban kerja dan standar kelonggaran;
  • kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.

Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran

Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.

Soal dan jawaban bab 5 (analisa jabatan)

1. apa yang dimaksud dengan analisa jabatan ?

jawab : proses untuk menemukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk tersebut.

2. Sebutkan tiga jenis metode yang digunakan dalam analisa jabatan?

Jawab :

a) Wawancara

b) Kuesioner

c) Observasi

3. jelaskan apa yang dimaksud dengan metode kuesioner ?

Jawab : cara yang cepat untuk dan efiesien untuk memperoleh informasi dalam jumlah besar dalam suatu pengumpulan data.

4. jelaskan apa yang dimaksud dengan metode observasi ?

jawab : mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.

5. Apa yang dimaksud dengan diskripsi jabatan ?

Jawab : Merupakan Pernyataan tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan,bagaimana cara mengerjakannya dan dalam kondisi apa pekerjaan tersebut dilakukan.

6. Sebutkan 6 bagian yang termuat dalam diskripsi jabatan ?

Jawab:

è Identifikasi jabatan

è Ringkasan jabatan

è Hubungan,tanggung jawab dan kewajiban

è Wewenang pemegang jabatan

è Standar kinerja

è Kondisi kerja

7. Pada soal nomer 6 jelaskan masing-masing pengertian dari ke 6 point tersebut ?

Jawab :

è Identifikasi jabatan

Yang berisi beberapa jenis informasi

è Ringkasan jabatan

Menjelaskan sifat umum pekerjaan itu dan hanya menyertakan fungsi atau aktivitas utamanya.

è Hubungan,tanggung jawab dan kewajiban

Melibatkan hubungan pemegang pekerjaan itu dengan yang lainnya didalam dan diluar organisasi

è Wewenang pemegang jabatan

Menentukan batasan wewenang dalam jabatan termasuk dalam pengambilan keputusan.

è Standar kinerja

menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karaywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab

è Kondisi kerja

Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

8. Apa yang dimaksud dengan spesikfikasi jabatan ?

Jawab : Merupakan daftar persyaratan tenaga kerha untuk pekerjaan,keterampilan,kepribadian,dan seterusnya.

9. Sebutkan 3 spesifikasi yang digunakan dalam perusahaan ?

Jawab :

Spesifikasi terdiri dari :

v Spesifikasi untuk personel terlatih dan tidak terlatih

v Spesifikasi berdasarkan pada penilaian

v Spesifikasi berdasarkan pada analisis statistik

v

10. Apa yang saudara ketahui tentang spesifikasi berdasarkan pada analisis statistik ?

Jawab : pendekatan yang paling dapat dipertahankan tetapi juga paling sulit dan menentukan datanya secara statistik.

Soal dan jawaban bab 7 (perencanaan SDM)

1) Apa yang dimaksud dengan perencanaan SDM ?

Jawab : Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

2) Sebutkan metode perencanaan SDM dalam perusahaan ?

Jawab : metode perencanaan SDM yang biasanya digunakan dalam suatu perusahaan antara lain :

ü Metode analisis tren

ü Metode analisis rasio

ü Metode scatter plot

3) Jelaskan apa yang dimaksud dengan metode analisis tren ?

Jawab : Metode analisis tren merupakan studi kebutuhan pekerjaan selama suatu periode tahun untuk memprediksikan kebutuhan masa depan.

4) Jelaskan apa yang dimaksud dengan metode analisis rasio?

Jawab : Metode analisis rasio merupakan teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf masa depan dengan menggunakan rasio diantara misalnya volume penjualan da jumlah karyawan yang dibutuhkan.

5) Apa yang dimaksud dengan metode scatter plot ?

Jawab : Metode scatter plot merupakan metode grafis yang digunakan untuk membantu mengenali hubungan antara dua variabel.

6) Berikan contoh dari metode analisis tren ?

Jawab : Misal : jumlah teknisi pada tiap akhir tahun selama lima tahun berturut-turut dihitung dan dicatat. Tujuannya untuk mengidentifikasi trend perkembangan jumlah teknisi yang dibutuhkan dimasa depan. Berdasarkan angka tren ini kemudian bisa diperkirakan jumlah pegawai yang perlu direkrut.

7) Berikan contoh dari metode analisis rasio ?

Jawab : Misal: Jumlah pendapatan tahun ini adalah Rp 100 milyar dan jumlah karyawan tahun ini adalah 100 orang; berarti rasionya adalah 1 karyawan = Rp 1 milyar. Jika estimasi pendapatan tahun depan = Rp 110 milyar, maka estimasi kebutuhan karyawan baru = 10 orang (agar rasio 1 : Rp 1 milyar bisa tetap dipertahankan).

8) Apa yang dimaksud analisis perencanaan SDM?

Jawab : Salah satu cara yang digunakan untuk menganalisa perencanaan kebutuhan SDM yaitu menggunakan metode beban kerja.

9) Ada beberapa metode yang digunakan dalam analisis perencanaan SDM.salah satunya metode beban kerja.apa yang saudara ketahui tentang metode beban kerja ?

Jawab : tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term).

10) Berikan contoh analisa perencanaan SDM dalam metode beban kerja ?

Jawab : Salah satu contoh analisa perencanaan kebutuhan SDM dalam laboratorium:

Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima, komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer medik maupun manajer non-medik.

Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun, 3) menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar kelonggaran dan 5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job description) bagi setiap tenaga kerja.[5]

Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga laboratorium berdasarkan beban kerja, yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Analis Kesehatan.

LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah :

  1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja.
  2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
  3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun.
  4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional.
  5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari
  6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F

Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.


Kode

Faktor

Waktu Kerja

Keterangan

A

Hari Kerja

365

Hari per tahun

B

Cuti Tahunan

12

Hari per tahun

C

Pendidikan dan Latihan

5

Hari per tahun

D

Hari Libur Nasional

15

Hari per tahun

E

Ketidakhadiran Kerja

84

Hari per tahun

F

Waktu Kerja

8

Jam per hari

Waktu Kerja

249

Hari per tahun

Jam Kerja

1992

Jam per tahun

Waktu Kerja

119520

Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut :

  • kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
  • standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,
  • rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
  • data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)

Beban kerja Analis Kesehatan meliputi :

  • kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll.
  • rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb.
  • standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :

Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok

LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga Analis Kesehatan mengenai :

  • kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;
  • frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut :
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun

Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :


Faktor Kelonggaran

Rata-rata Waktu

Standar Kelonggaran

Rapat

2 jam per bulan

0.012

Istirahat, sholat, makan

30 menit per hari

0.092

Jumlah

0.104


LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk memperoleh jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari:

  • data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban kerja dan standar kelonggaran;
  • kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.

Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran

Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.

Leave a Reply